동호회나 모임의 회계를 맡으면 가장 번거로운 일이 영수증 정리예요. 행사가 끝나면 영수증이 여러 사람 지갑에 흩어지고, 월말에 모아보면 몇 장은 사라져 있죠. 이 글에서는 영수증을 모으기 → 표로 옮기기 → 잔액 맞추기 → 보고하기 순서로 정리하는 방법을 소개해요.
1. 영수증은 받은 자리에서 사진으로 모으기
종이 영수증을 나중에 걷으려고 하면 꼭 빠지는 것이 생겨요. 처음부터 규칙을 정해두면 훨씬 편해요.
- 결제한 사람이 그 자리에서 영수증 사진을 찍어 모임 단체방이나 공유 앨범에 올린다.
- 사진을 올릴 때 "무엇에 쓴 돈인지" 한 줄만 함께 적는다. (예: 9월 정기모임 뒤풀이)
- 종이 원본은 한 달에 한 번 회계 담당자에게 전달하거나, 사진이 선명하면 원본 보관 여부를 모임 규칙으로 정한다.
사진은 영수증 전체가 화면에 들어오도록, 가게명·날짜·합계금액이 잘 보이게 찍는 것이 핵심이에요. 자세한 요령은 영수증 사진 인식률을 높이는 촬영법을 참고하세요.
2. 사진을 한 번에 표로 옮기기
한 달치 사진이 모이면 영수증 정리 도구에 한꺼번에 올려요. 날짜, 가게명, 합계금액이 자동으로 표에 채워지고, 확실하지 않은 칸은 노란색으로 표시돼요.
- 공유 앨범에서 사진을 내려받아 도구에 끌어다 놓아요. 한 번에 30장까지 올릴 수 있어요.
- 노란 칸은 썸네일을 눌러 원본을 크게 보면서 고쳐요.
- 영수증 없이 현금으로 쓴 돈(예: 주차비 현금 결제)은 "행 추가"로 직접 적어요.
- 엑셀 파일로 내려받아요.
3. 엑셀에 회계용 열 더하기
내려받은 파일에는 번호, 날짜, 가게명, 합계금액이 들어 있어요. 모임 회계에는 아래 열을 옆에 추가하면 보고서로 쓰기 좋아요.
| 열 | 예시 | 쓰임 |
|---|---|---|
| 분류 | 식비, 대관료, 용품, 경조사 | 항목별 합계를 낼 때 |
| 행사 | 9월 정기모임 | 행사별 비용을 볼 때 |
| 결제자 | 김회계 | 개인 카드로 먼저 낸 돈을 돌려줄 때 |
| 정산 여부 | 완료 / 대기 | 아직 돌려주지 않은 돈 확인 |
| 비고 | 회원 12명 참석 | 나중에 질문을 받았을 때 |
분류별 합계는 SUMIF 함수로 간단히 낼 수 있어요. 예를 들어 분류가 E열, 금액이 D열이라면 =SUMIF(E:E, "식비", D:D)처럼 쓰면 돼요.
4. 회비 잔액 맞추기
지출만 정리하면 반쪽이에요. 같은 파일에 수입 시트를 하나 더 만들어 회비 입금 내역을 적어두면 잔액을 바로 확인할 수 있어요.
- 수입 시트: 날짜, 회원 이름, 금액, 메모
- 요약 시트:
이월 잔액 + 수입 합계 − 지출 합계 = 현재 잔액
이렇게 계산한 잔액이 모임 통장 잔액과 같은지 월말에 한 번 확인하세요. 차이가 나면 대부분 영수증을 빠뜨렸거나, 개인 카드로 낸 돈을 아직 돌려주지 않은 경우예요.
5. 회원에게 보고하기
회원들이 궁금해하는 것은 "얼마 걷어서 어디에 얼마 썼고, 지금 얼마 남았는지"예요. 보고서는 짧을수록 좋아요.
- 이번 달 수입 합계, 지출 합계, 현재 잔액
- 분류별 지출 합계 (표 한 개)
- 큰 지출 몇 건에 대한 한 줄 설명
엑셀 파일 원본을 함께 공유하면, 궁금한 회원이 직접 내역을 확인할 수 있어서 신뢰가 쌓여요. 다만 영수증 사진에는 카드번호 일부나 개인 이름이 찍혀 있을 수 있으니, 사진까지 공개할지는 모임에서 정해두세요.
정리
영수증 정리는 규칙이 절반이에요. 받은 자리에서 사진 찍기, 한 달에 한 번 몰아서 표로 옮기기, 통장 잔액과 맞춰보기 세 가지만 지켜도 회계 담당자의 월말이 훨씬 가벼워져요.