회사에 정해진 정산 시스템이 없거나, 작은 팀이라 양식을 직접 만들어야 할 때가 있어요. 막상 만들려고 하면 어떤 칸을 넣어야 할지, 합계는 어떻게 내야 할지 막막하죠. 이 글에서는 한 장으로 끝나는 경비 정산서 엑셀 양식을 처음부터 만드는 방법을 정리했어요.
1. 정산서에 꼭 들어가야 할 정보
정산서는 받는 사람이 "누가, 언제, 왜, 얼마를" 썼는지 영수증을 뒤지지 않고 알 수 있어야 해요. 위쪽 머리 부분과 아래쪽 상세 내역, 두 부분으로 나누면 깔끔해요.
- 머리 부분: 신청자, 부서, 사용 기간(시작일, 종료일), 사용 목적, 작성일
- 상세 내역: 영수증 한 장이 한 줄
- 합계 부분: 항목별 합계, 전체 합계, 돌려받을 금액
- 확인 칸: 신청자, 확인자, 승인자 서명 또는 날짜
머리 부분은 1~4행, 상세 내역 표는 6행부터 시작하도록 자리를 잡아두면 아래 수식을 그대로 쓸 수 있어요.
2. 상세 내역 열 구성
| 열 | 이름 | 예시 | 쓰임 |
|---|---|---|---|
| A | 번호 | 1 | 영수증 사진, 원본과 짝 맞추기 |
| B | 날짜 | 2026-09-03 | 사용 기간 안인지 확인 |
| C | 항목 | 교통비 | 항목별 합계 |
| D | 사용처 | 부산역 식당 | 영수증의 가게명 |
| E | 내용 | 거래처 미팅 점심 | 왜 쓴 돈인지 |
| F | 결제수단 | 개인 카드 | 돌려받을 금액 계산 |
| G | 금액 | 18,000 | 합계 |
| H | 증빙 | 카드 영수증 | 증빙 종류 확인 |
항목은 교통비, 숙박비, 식비, 소모품비, 기타처럼 5~6개로 정해두세요. 너무 잘게 나누면 작성하는 사람마다 다르게 고르게 돼요.
3. 영수증에서 상세 내역 채우기
영수증이 많다면 한 줄씩 옮겨 적지 말고 사진으로 한 번에 옮기세요. 영수증 정리 도구에 영수증 사진을 올리면 날짜, 가게명, 합계금액이 표로 나오고, 내려받은 엑셀에서 세 열을 복사해 정산서의 B열(날짜), D열(사용처), G열(금액)에 붙여 넣으면 돼요. 번호도 도구의 번호와 같게 두면 나중에 사진과 대조하기 쉬워요.
항목, 내용, 결제수단, 증빙은 사람이 판단해야 하는 칸이라 붙여 넣은 뒤 채워요. 영수증 사진을 옆에 띄워두면 금방 끝나요.
4. 합계와 돌려받을 금액 수식
상세 내역이 6행부터 40행까지라고 할 때 이렇게 계산해요.
- 전체 합계:
=SUM(G6:G40) - 교통비 합계:
=SUMIF($C$6:$C$40, "교통비", $G$6:$G$40) - 개인 카드로 낸 금액:
=SUMIF($F$6:$F$40, "개인 카드", $G$6:$G$40) - 돌려받을 금액: 개인 카드와 현금 합계를 더해요.
=SUMIF($F$6:$F$40, "개인 카드", $G$6:$G$40) + SUMIF($F$6:$F$40, "현금", $G$6:$G$40)
항목 이름을 수식 안에 직접 쓰는 대신 옆 칸에 항목 목록을 적고 그 칸을 가리키게 하면, 항목 이름을 바꿔도 수식을 고칠 필요가 없어요.
5. 실수를 줄이는 장치 세 가지
항목과 결제수단은 목록에서 고르게 해요. 해당 열을 선택하고 데이터 → 데이터 유효성 검사 → 목록에 항목을 넣으면 드롭다운이 생겨요. "교통비"와 "교통 비"가 따로 합산되는 일을 막아줘요.
사용 기간 밖의 날짜는 색으로 표시해요. 시작일이 C3, 종료일이 E3에 있다면 B6:B40을 선택하고 조건부 서식에 =OR($B6<$C$3, $B6>$E$3) 수식을 넣어 색을 지정하세요.
같은 영수증이 두 번 들어갔는지 확인해요. I열에 =COUNTIFS($B$6:$B$40, B6, $G$6:$G$40, G6)을 넣으면 날짜와 금액이 같은 줄이 몇 개인지 나와요. 2 이상인 줄은 중복인지 한 번 더 보세요.
6. 제출 전 체크리스트
- 모든 줄에 항목, 내용, 결제수단이 채워져 있나요?
- 합계가 영수증 금액의 합과 같나요?
- 사용 기간 밖이라고 표시된 줄은 이유가 적혀 있나요?
- 영수증 사진이나 원본이 번호 순서대로 준비되어 있나요?
- 회사의 식대 한도나 숙박비 한도를 넘는 줄은 없나요?
정리
좋은 정산서 양식은 한 영수증이 한 줄, 사람이 판단할 칸만 사람이 채우기, 수식과 목록으로 실수 막기 세 가지로 요약돼요. 양식을 한 번 만들어두고 매번 영수증 사진을 표로 옮겨 붙여 넣으면 정산서 작성이 10분 안쪽으로 줄어들어요.