행사를 준비할 때 예산표는 열심히 만들지만, 행사가 끝난 뒤 실제로 얼마를 썼는지 예산과 나란히 비교하는 경우는 드물어요. 이 비교가 있어야 결산 보고가 쉬워지고, 다음 행사 예산도 현실에 맞게 잡을 수 있어요. 영수증 사진만 모아두면 비교표는 금방 만들 수 있어요.
1. 예산표는 항목 단위로
예산을 "총 150만 원"처럼 한 덩어리로 잡으면 나중에 무엇이 넘쳤는지 알 수 없어요. 영수증에서 구분할 수 있는 단위로 나눠 잡으세요.
| 항목 | 예산 | 산출 근거 |
|---|---|---|
| 대관료 | 400,000 | 4시간 × 10만 원 |
| 식비 | 600,000 | 30명 × 2만 원 |
| 간식, 음료 | 150,000 | 30명 × 5천 원 |
| 용품, 인쇄 | 200,000 | 현수막, 명찰 |
| 교통 | 100,000 | 짐 운반 택시 |
| 예비비 | 50,000 |
산출 근거 열이 중요해요. 나중에 초과가 났을 때 인원이 늘어서인지 단가가 올라서인지 바로 구분할 수 있어요.
2. 행사 영수증을 표로 모으기
행사 동안 쓴 영수증을 담당자들이 사진으로 모아두고, 끝나면 영수증 정리 도구에 한꺼번에 올려요. 내려받은 엑셀의 날짜, 가게명, 합계금액 열 옆에 항목 열을 붙이고 예산표와 같은 이름으로 채워요. 이름이 조금만 달라도 합계가 따로 계산되니, 데이터 유효성 검사로 예산표 항목 목록에서 고르게 해두면 좋아요.
영수증 없이 낸 돈은 표의 "행 추가"로 직접 적어두세요.
3. 비교표 수식
예산표 시트(예산)의 A열이 항목, B열이 예산이고, 지출 시트(지출)의 D열이 금액, E열이 항목이라고 할게요. 예산 시트에 열을 추가해요.
- 실제(C2):
=SUMIF(지출!E:E, A2, 지출!D:D) - 차이(D2):
=C2-B2(플러스면 초과) - 집행률(E2):
=IF(B2=0, "", C2/B2)에 백분율 서식
| 항목 | 예산 | 실제 | 차이 | 집행률 |
|---|---|---|---|---|
| 대관료 | 400,000 | 400,000 | 0 | 100% |
| 식비 | 600,000 | 684,000 | 84,000 | 114% |
| 간식, 음료 | 150,000 | 96,500 | −53,500 | 64% |
| 용품, 인쇄 | 200,000 | 187,000 | −13,000 | 94% |
마지막 행에는 합계를 두고, 지출 시트의 전체 합계와 비교표의 실제 합계가 같은지 확인하세요. 다르면 항목 이름이 잘못 적힌 행이 있다는 뜻이에요.
4. 초과 항목을 눈에 띄게
집행률 열을 선택하고 조건부 서식 → 셀 강조 규칙 → 보다 큼에서 1(100%)을 넣으면 초과 항목에 색이 들어가요. 90~100% 구간을 다른 색으로 표시하면 "거의 다 쓴 항목"도 행사 중간에 확인할 수 있어요.
5. 수입과 1인당 비용까지
참가비를 받는 행사라면 수입 시트를 따로 두고 요약에 한 줄씩 더해요.
- 참가비 수입 합계
- 실제 지출 합계
- 차액 (남은 돈 또는 모임 회비에서 보탠 돈)
- 1인당 실제 비용:
=실제 지출 합계 / 참가 인원
1인당 실제 비용은 다음 행사 참가비를 정할 때 가장 좋은 근거가 돼요.
6. 다음 행사에 남기기
비교표 옆에 다음에 바꿀 점 열을 두고 한 줄씩 적어두세요. "식비: 실제 참석 34명, 예산 인원 여유 있게", "간식: 절반 남음, 줄여도 됨"처럼요. 다음 담당자가 이 파일만 열어도 예산을 훨씬 정확하게 잡을 수 있어요.
정리
행사 결산은 항목 단위 예산, 같은 항목 이름으로 모은 영수증, SUMIF로 만든 비교표 세 가지면 충분해요. 영수증 사진을 표로 옮기는 일은 도구에 맡기고, 남은 시간은 초과한 이유와 다음에 바꿀 점을 적는 데 쓰세요.