엑셀 프로그램이 없거나, 가족이나 모임 사람들과 같은 표를 함께 보고 싶다면 구글 스프레드시트가 편해요. 휴대폰에서도 바로 열리고, 파일을 주고받지 않아도 늘 최신 내용을 볼 수 있죠. 이 글에서는 영수증 정리 도구에서 내려받은 엑셀 파일을 구글 스프레드시트에서 계속 쌓아가는 방법을 소개해요.
1. 내려받은 파일을 구글 스프레드시트로 열기
영수증 정리 도구에서 받은 .xlsx 파일은 구글 스프레드시트에서 그대로 열려요.
- 새 파일로 열기: 구글 드라이브에 파일을 올린 뒤 더블클릭하고, 위쪽 파일 → Google 스프레드시트로 저장을 누르면 편집할 수 있는 스프레드시트가 만들어져요.
- 이미 쓰는 파일에 추가하기: 기존 스프레드시트에서 파일 → 가져오기 → 업로드로 파일을 고르고 "새 시트 삽입"을 선택하면 시트 하나로 들어와요.
날짜가 날짜로 보이지 않고 이상한 형식으로 나온다면 파일 → 설정에서 언어 및 지역이 "대한민국"으로 되어 있는지 확인하세요. 지역 설정에 따라 날짜 표시 순서가 달라져요.
2. 여러 달을 한 시트에 모으기
달마다 새 시트를 만들면 합계를 낼 때마다 시트를 오가야 해요. 전체 지출 시트 하나를 만들어 매달 새 행을 아래에 붙여 넣는 방식이 관리하기 쉬워요.
- 새로 가져온 시트에서 날짜, 가게명, 합계금액 열을 복사해요.
- 전체 지출 시트의 마지막 행 아래에 붙여 넣어요.
- 붙여 넣은 뒤 가져온 시트는 지워도 돼요.
번호 열은 달마다 1부터 다시 시작하니 전체 시트에서는 빼거나, 영수증 사진과 짝을 맞출 수 있게 "2026-09-3"처럼 달과 번호를 합친 값으로 바꿔두면 좋아요.
3. QUERY 함수로 합계 표 만들기
구글 스프레드시트의 QUERY 함수를 쓰면 원본을 건드리지 않고 요약 표를 따로 만들 수 있어요. 전체 지출 시트의 A열이 날짜, B열이 가게명, C열이 금액이고 1행이 제목이라고 할게요.
가게별 합계 (금액이 큰 순서)
=QUERY('전체 지출'!A1:C, "select B, sum(C) where C is not null group by B order by sum(C) desc", 1)
월별 합계
=QUERY('전체 지출'!A1:C, "select year(A), month(A), sum(C) where A is not null group by year(A), month(A)", 1)
QUERY의 month()는 1월을 0으로 세기 때문에 결과의 월 숫자에 1을 더해 읽어야 해요. 원본에 새 행을 붙여 넣으면 요약 표는 저절로 다시 계산돼요.
4. 함께 볼 때는 필터 보기와 권한을 챙기기
여러 사람이 같은 표를 보면 누군가 필터를 걸었을 때 다른 사람 화면까지 바뀌어 헷갈려요. 데이터 메뉴의 필터 보기를 쓰면 내 화면에서만 필터가 적용돼요.
공유할 때는 권한을 목적에 맞게 나누세요.
| 사람 | 권한 | 이유 |
|---|---|---|
| 정리하는 사람 | 편집자 | 행을 추가하고 고침 |
| 확인만 하는 가족, 회원 | 뷰어 | 실수로 값이 바뀌지 않음 |
| 질문이 있는 사람 | 댓글 작성자 | 셀에 댓글로 질문 |
"링크가 있는 모든 사용자" 공유는 링크가 다른 곳으로 퍼질 수 있으니, 가능하면 이메일로 사람을 지정해 공유하는 편이 안전해요.
5. 휴대폰에서 확인하기
구글 스프레드시트 앱을 설치하면 휴대폰에서도 전체 지출과 요약 표를 볼 수 있어요. 휴대폰에서는 입력보다 확인이 편하니, 정리는 컴퓨터에서 하고 휴대폰으로는 "이번 달 얼마 썼지?"를 확인하는 식으로 나누면 좋아요.
정리
영수증 사진을 표로 바꾸는 일은 도구에 맡기고, 구글 스프레드시트에는 전체 지출 시트 하나에 계속 붙여 넣기, QUERY로 요약 표 따로 만들기, 공유 권한 나누기 세 가지만 지키면 여러 달치 지출도 한 파일에서 편하게 관리할 수 있어요.