영수증이 수십 장만 넘어도 SUMIF 수식을 분류마다 하나씩 쓰기가 번거로워져요. 이럴 때 피벗 테이블을 쓰면 수식 없이 마우스 몇 번으로 분류별, 가게별, 월별 합계를 볼 수 있어요. 처음 써보는 분도 따라 할 수 있게 순서대로 정리했어요.
1. 원본 표를 먼저 정리하기
피벗 테이블은 원본 표가 반듯할수록 잘 동작해요.
- 1행에는 제목(날짜, 가게명, 합계금액, 분류 등)만 두고, 중간에 빈 행이나 소계 행을 넣지 않아요.
- 날짜 열은 모두 날짜 셀, 금액 열은 모두 숫자 셀이어야 해요. 영수증 정리 도구에서 받은 파일은 이미 그렇게 들어가 있어요.
- 도구 파일 맨 아래의 합계 행은 지우거나 원본 범위에서 빼세요. 합계 행이 들어가면 전체 금액이 두 번 더해져요.
표 안의 아무 칸이나 선택하고 Ctrl+T(맥은 ⌘+T)를 눌러 "표"로 만들어두면, 나중에 아래에 행을 추가해도 범위가 저절로 늘어나요.
2. 피벗 테이블 만들기
- 표 안의 칸을 선택하고 삽입 → 피벗 테이블을 눌러요.
- "새 워크시트"를 고르고 확인을 눌러요.
- 오른쪽 필드 목록에서 분류를 "행" 영역으로, 합계금액을 "값" 영역으로 끌어다 놓아요.
이것만으로 분류별 합계 표가 만들어져요. 가게별로 보고 싶다면 행 영역의 분류를 빼고 가게명을 넣으면 돼요.
3. 합계가 아니라 개수가 나올 때
값 영역에 "개수: 합계금액"이라고 나온다면 금액 열에 글자나 빈칸이 섞여 있다는 뜻이에요. 값 영역의 항목을 누르고 값 필드 설정 → 합계를 고르면 되지만, 원인이 된 글자 칸도 찾아 고쳐두세요. 표에서 금액 열을 선택하고 필터로 "텍스트"를 찾거나, 왼쪽 정렬된 칸을 확인하면 쉽게 보여요.
4. 월별로 묶기
날짜를 행 영역에 넣으면 최신 엑셀은 연도, 분기, 월로 자동으로 묶어줘요. 자동으로 묶이지 않는다면 피벗 테이블의 날짜 칸 하나를 마우스 오른쪽 버튼으로 누르고 그룹을 선택한 뒤 "월"과 "연"을 함께 고르세요. 연을 빼면 서로 다른 해의 같은 달이 한 줄로 합쳐져요.
행에 월, 열에 분류를 넣으면 달마다 어느 분류에 얼마를 썼는지 한 표에서 비교할 수 있어요.
| 월 | 식비 | 교통 | 생활 | 총합계 |
|---|---|---|---|---|
| 7월 | 412,300 | 98,000 | 64,500 | 574,800 |
| 8월 | 455,900 | 121,400 | 38,200 | 615,500 |
5. 새 영수증을 추가한 뒤에는 새로 고침
피벗 테이블은 원본이 바뀌어도 바로 따라 바뀌지 않아요. 원본에 이번 달 영수증을 붙여 넣은 뒤 피벗 테이블 안을 선택하고 데이터 → 모두 새로 고침을 눌러야 해요. 원본을 1단계처럼 "표"로 만들어두지 않았다면 새 행이 범위 밖에 있어 반영되지 않으니, 피벗 테이블 분석 → 데이터 원본 변경에서 범위를 넓혀주세요.
6. 보기 좋게 다듬기
- 금액 칸을 선택하고 값 필드 설정 → 표시 형식에서 쉼표가 들어간 숫자 형식을 고르면 새로 고쳐도 형식이 유지돼요.
- 합계가 큰 분류부터 보고 싶다면 행 제목의 드롭다운에서 **기타 정렬 옵션 → 내림차순(합계금액 기준)**을 골라요.
- 슬라이서(피벗 테이블 분석 → 슬라이서 삽입)를 추가하면 결제수단이나 사용한 사람별로 버튼을 눌러 걸러 볼 수 있어요.
정리
피벗 테이블은 반듯한 원본 표, 행과 값에 필드 끌어다 놓기, 추가 후 새로 고침 세 가지만 기억하면 돼요. 영수증을 표로 옮기는 일은 도구에 맡기고, 한 달에 한 번 새로 고침만 누르면 분류별·월별 지출이 바로 정리돼요.