모임 총무는 보통 1~2년마다 바뀌어요. 그런데 인수인계를 대충 하면 새 총무가 첫 달부터 "이 돈은 어디에 쓴 거예요?"라는 질문에 답하지 못하게 되죠. 전 총무에게도 깔끔한 마무리가 중요해요. 인수인계 전에 준비할 것과 당일에 함께 확인할 것을 정리했어요.
1. 인수인계 전에 전 총무가 준비할 것
돈과 계좌
- 모임 통장과 체크카드: 계좌 이름, 명의자, 연결된 카드와 앱
- 인수인계일 기준 잔액: 통장 앱의 잔액 화면이나 거래내역
- 현금: 따로 들고 있는 현금이 있다면 금액과 보관 위치
단체 계좌의 명의자나 대표자를 바꾸려면 은행에 따라 회의록, 고유번호증 같은 서류가 필요할 수 있어요. 필요한 서류는 은행에 먼저 문의하세요.
기록
- 지출 엑셀 파일: 날짜, 가게명, 금액, 분류, 행사, 결제한 사람 열이 채워진 상태
- 영수증 사진 폴더: 엑셀의 행과 짝지어진 상태(사진 정리법 참고)
- 회비 납부 명단: 누가 언제 얼마를 냈는지, 아직 안 낸 사람은 누구인지
- 이전 보고 자료: 회원들에게 공유했던 결산 자료
아직 끝나지 않은 일
- 정산하지 않은 돈: 회원이 먼저 결제하고 아직 돌려받지 못한 금액
- 예약금, 선결제: 다음 행사 대관료처럼 이미 냈지만 행사가 남은 돈
- 정기 지출: 매달 빠져나가는 비용이 있다면 금액과 날짜
2. 지출 엑셀을 넘기기 좋게 다듬기
영수증이 사진으로만 쌓여 있다면, 넘기기 전에 영수증 정리 도구로 한 번에 표로 옮겨두세요. 새 총무가 사진 수백 장을 넘겨보는 대신 표에서 필요한 줄만 찾을 수 있어요.
파일에는 요약 시트를 하나 만들어두면 좋아요.
| 항목 | 금액 |
|---|---|
| 임기 시작 잔액 | 820,000 |
| 임기 동안 들어온 돈 | 3,450,000 |
| 임기 동안 쓴 돈 | 3,112,400 |
| 계산상 잔액 | 1,157,600 |
| 인수인계일 통장 잔액 | 1,157,600 |
| 차이 | 0 |
계산상 잔액은 시작 잔액 + 들어온 돈 − 쓴 돈이에요. 차이가 0이 아니라면 인수인계 전에 원인을 찾아두세요. 대부분 빠진 영수증이나 돌려주지 않은 돈이에요.
3. 인수인계 날 함께 확인할 것
인수인계는 가능하면 두 사람이 함께 화면을 보면서 해요.
- 통장 앱에서 현재 잔액을 같이 확인하고, 요약 시트의 계산상 잔액과 맞는지 봐요.
- 정산하지 않은 돈 목록을 하나씩 읽으며 누구에게 얼마를 언제 줄지 정해요.
- 파일과 사진 폴더의 공유 권한을 새 총무에게 넘기고, 전 총무의 편집 권한은 필요한 기간 뒤에 정리해요.
- 확인한 날짜, 잔액, 두 사람 이름을 요약 시트 맨 아래에 적어 남겨요.
4. 비밀번호와 개인정보는 조심해서
- 통장 비밀번호나 앱 계정 정보를 단체 대화방에 올리지 마세요. 가능하면 은행에서 새 총무 명의로 새로 설정하는 방식이 안전해요.
- 회비 명단에 연락처나 계좌번호가 있다면 필요한 사람만 볼 수 있게 공유하세요.
- 영수증 사진에는 카드번호 일부나 회원 이름이 찍혀 있을 수 있어요.
정리
좋은 인수인계는 잔액이 설명되는 기록을 넘기는 거예요. 통장, 지출 엑셀, 영수증 사진, 회비 명단, 정산하지 않은 돈 목록을 준비하고, 인수인계 날에는 잔액을 함께 확인해 기록으로 남기세요. 새 총무의 첫 달이 훨씬 가벼워져요.