프리랜서로 일하면 노트북, 소프트웨어 구독, 미팅 커피값, 교통비처럼 일에 쓴 돈이 개인 지출과 뒤섞여요. 1년 치를 신고철에 한꺼번에 나누려고 하면 영수증을 다시 뒤지게 되죠. 매달 정리할 때 항목을 정해두는 것만으로 연말 작업이 크게 줄어요.
1. 항목은 10개 안쪽으로
항목이 너무 많으면 적을 때마다 고민하게 되고, 너무 적으면 나중에 다시 나눠야 해요. 아래처럼 10개 안쪽으로 시작해보세요.
| 항목 | 예시 | 기록할 때 적어둘 것 |
|---|---|---|
| 장비 | 노트북, 모니터, 카메라 | 구입일, 오래 쓰는 물건인지 |
| 소프트웨어, 구독 | 디자인 툴, 클라우드 저장공간 | 월 결제인지 연 결제인지 |
| 통신 | 휴대폰, 인터넷 요금 | 일에 쓰는 비율 |
| 교통 | 택시, 기차, 주차 | 어느 일정 때문인지 |
| 거래처 식사, 접대 | 미팅 식사, 선물 | 누구와 무슨 일로 |
| 교육, 도서 | 강의, 전문 서적 | 일과의 관련 |
| 사무공간 | 공유 오피스, 스터디카페 | 이용 기간 |
| 소모품 | 문구, 프린터 잉크 | |
| 수수료 | 플랫폼 수수료, 송금 수수료 | 어느 매출과 관련인지 |
| 기타 | 어디에도 안 맞는 것 | 무엇인지 한 줄 |
"기타"가 전체의 10%를 넘기 시작하면 그 안에서 자주 나오는 것을 새 항목으로 떼어내세요.
2. 엑셀 파일의 모양
영수증 정리 도구에서 받은 날짜, 가게명, 합계금액 열 오른쪽에 아래 열을 붙이면 돼요.
- 항목: 위 표의 이름 중 하나. 데이터 유효성 검사로 목록을 만들어두면 오타가 없어요.
- 내용: "A사 브랜딩 미팅 커피"처럼 누구와 무엇 때문인지 한 줄
- 결제수단: 사업용 카드, 개인 카드, 현금
- 증빙 종류: 카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 간이영수증
- 일 비율: 개인 용도와 섞인 비용일 때만 (예: 50%)
한 해를 한 파일로 모으고 달마다 시트를 나누기보다는, 한 시트에 계속 쌓고 날짜로 거르는 편이 합계를 내기 편해요.
3. 개인 지출과 섞인 비용
휴대폰 요금, 집에서 일하는 공간, 개인 차량처럼 일과 생활에 함께 쓰는 비용은 전액을 경비로 적기보다 일에 쓰는 비율을 따로 적어두는 것이 좋아요. 금액 열은 영수증 그대로 두고, 옆에 비율 열과 =D2*G2 같은 "일에 쓴 금액" 열을 따로 두면 원래 금액과 계산 근거가 함께 남아요.
비율을 어떻게 정할지, 그 비용이 실제로 경비로 인정되는지는 사업 형태와 신고 방식에 따라 달라요. 기준은 세무 전문가나 국세청 안내로 확인하세요.
4. 오래 쓰는 물건은 따로 표시
노트북이나 카메라처럼 몇 년씩 쓰는 물건은 한 해에 한꺼번에 비용으로 처리하지 않는 경우가 있어요. 장비 항목의 영수증에는 "비고: 오래 쓰는 물건"이라고 표시해두고, 구입 영수증 원본이나 사진을 따로 잘 보관해두세요. 처리 방법은 세무 대리인과 상의하는 게 안전해요.
5. 신고철에 넘기기 좋은 형태
프리랜서의 종합소득세 신고는 보통 매년 5월이에요. 수입 규모에 따라 장부를 쓰는지, 경비율로 신고하는지가 달라서 영수증이 어떻게 쓰이는지도 달라지지만, 어느 경우든 정리된 파일이 있으면 상담이 빨라져요.
- 1년 치 지출 시트 하나 (항목, 내용, 증빙 종류가 채워진 상태)
- 항목별 합계 요약 시트
- 영수증 사진 폴더 (파일 이름이나 사진 열로 행과 짝지어진 상태)
- 개인 용도와 섞인 비용의 비율과 그 근거 메모
정리
프리랜서 경비 정리는 10개 안쪽의 항목, 누구와 무슨 일로 쓴 돈인지 한 줄, 섞인 비용은 비율을 따로 세 가지가 핵심이에요. 매달 영수증 사진을 표로 옮기며 이 열만 채워두면 신고철에 1년 치 영수증을 다시 뒤질 일이 없어요.