법인카드가 없거나 급하게 결제할 일이 생기면 개인 카드로 먼저 내고 나중에 회사에서 돌려받게 돼요. 금액이 작고 건수가 많으면 신청을 미루다가 잊어버리기 쉽고, 몇 달 뒤에는 영수증도 찾기 어려워요. 돌려받을 때까지의 상태를 표 하나로 관리하면 새는 돈이 없어요.
1. 결제한 날 사진부터
회사 경비를 개인 돈으로 냈다면 결제한 자리에서 영수증 사진을 찍어 회사 경비 앨범에 넣어두세요. 카드 결제만 하고 영수증을 받지 않았다면 카드사 앱에서 매출전표를 조회해 캡처해두면 돼요. 사진을 남겨두면 종이 영수증을 잃어버려도 신청할 수 있어요.
2. 돌려받을 돈 표 만들기
일주일에 한 번, 앨범의 사진을 영수증 정리 도구에 올려 날짜, 가게명, 금액을 뽑고 돌려받을 돈 시트에 붙여 넣어요. 오른쪽에 상태 관리용 열을 더해요.
| 날짜 | 가게명 | 금액 | 내용 | 결제수단 | 상태 | 신청일 | 입금일 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-08-04 | ○○문구 | 23,400 | 교육 자료 인쇄 | 개인 카드 | 입금 | 08-08 | 08-25 |
| 2026-08-12 | ○○택시 | 18,700 | 거래처 방문 | 개인 카드 | 신청 | 08-14 | |
| 2026-08-19 | ○○식당 | 64,000 | 팀 점심 | 개인 카드 | 대기 |
상태는 대기(아직 신청 안 함), 신청(신청하고 기다리는 중), 입금(돌려받음), 반려 네 가지로 정해두고 데이터 유효성 검사로 고르게 하세요.
3. 한눈에 봐야 할 숫자 세 개
요약 칸에 세 가지를 계산해두면 표를 열 때마다 바로 보여요.
- 아직 신청 안 한 금액:
=SUMIF(F:F, "대기", C:C) - 신청하고 기다리는 금액:
=SUMIF(F:F, "신청", C:C) - 가장 오래 기다린 날수: 옆 열에
=IF(F2="신청", TODAY()-G2, "")를 넣고 그 열의MAX
신청하고 오래 기다리는 건이 있다면 담당자에게 확인해볼 때가 된 거예요. 조건부 서식으로 기다린 날수가 30일을 넘는 줄에 색을 넣어두면 놓치지 않아요.
4. 카드 결제일 전에 신청하기
개인 카드로 낸 돈은 카드 결제일에 내 통장에서 빠져나가요. 회사 입금이 결제일보다 늦으면 그만큼 내 돈이 묶이죠. 카드 결제일을 달력에 적어두고, 결제일 2~3주 전에 "대기" 상태인 건을 모두 신청하는 습관을 들이면 좋아요. 회사 정산 마감일이 따로 있다면 그 날짜에 맞추세요.
5. 반려됐을 때
영수증이 흐리거나, 증빙 종류가 회사 규정과 맞지 않거나, 사용 목적이 불분명하면 반려될 수 있어요.
- 내용 열에 누구와 무엇 때문에 쓴 돈인지 결제한 날 적어두세요. 몇 주 뒤에는 기억이 나지 않아요.
- 회사가 요구하는 증빙 종류(카드 매출전표, 세금계산서 등)를 확인하고, 필요하면 결제할 때 요청하세요.
- 반려된 건은 상태를 "반려"로 바꾸고 비고에 사유를 적어두면, 다시 신청할 때와 다음 결제 때 참고가 돼요.
정리
개인 돈으로 낸 회사 경비는 결제한 날 사진, 상태가 있는 표, 카드 결제일 전 신청 세 가지로 관리하세요. 일주일에 한 번 영수증 사진을 표로 옮기고 요약 칸의 세 숫자만 확인하면, 돌려받지 못하고 잊어버리는 돈이 사라져요.