작년 이맘때 등산 동호회 정기 모임 뒤풀이 자리에서 총무를 맡게 됐어요. 정확히는 떠밀렸어요. 전 총무님이 회사 일로 바빠졌다면서 "엑셀만 조금 할 줄 알면 돼요, 어렵지 않아요"라고 했고, 다들 박수를 쳤고, 저는 그 박수 소리에 '어, 이거 거절하면 분위기 깨지겠는데' 싶어서 고개를 끄덕였어요.

그때는 몰랐음. 총무 일의 절반이 영수증이라는 걸.

첫 석 달, 영수증 봉투의 시대

처음엔 나름 체계적이라고 생각했어요. 서류 봉투 하나를 정해서 모임이 끝날 때마다 영수증을 넣었거든요. 산행 뒤 식당, 김밥집, 버스 대절, 기념품, 가끔 회원 경조사 화환까지. 봉투는 금방 두꺼워졌고, 저는 '월말에 한 번에 정리하면 되지' 하고 미뤘어요.

석 달째 되던 날, 한 회원분이 단체 대화방에 이렇게 물었어요.

"총무님, 지금 회비 잔액이 얼마쯤 남았어요? 가을 1박 산행 숙소 잡으려고요."

통장 잔액은 바로 보였어요. 문제는 그 다음 질문이었어요. "지난번 지리산 때 버스비가 얼마였죠? 그거 기준으로 잡으면 될 것 같은데." 봉투를 쏟아보니 영수증이 쉰 장 가까이 나왔고, 그중 몇 장은 글씨가 거의 사라져 있었어요. 감열지 영수증을 차 안에 둔 봉투에 넣어뒀으니 당연한 일이었는데, 그날은 '이걸 왜 이제 알았지' 싶었어요.

결국 그날 밤 거실 바닥에 영수증을 펼쳐놓고 하나씩 엑셀에 쳤어요. 날짜, 가게 이름, 금액. 두 시간쯤 걸렸고, 다 치고 나서 합계를 통장 출금 내역과 맞춰보니 3만 원이 안 맞았어요. 한참 뒤져서 찾은 원인은 38,000을 68,000으로 친 한 칸이었음. 숫자 하나 때문에 새벽 한 시까지 앉아 있었던 거예요.

"총무님, 이거 영수증 있어요?"

진짜 진땀이 난 건 반기 결산 때였어요. 결산표를 공유했더니 한 분이 조용히 개인 메시지를 보냈어요.

"6월 뒤풀이 비용이 생각보다 많이 나온 것 같은데, 혹시 영수증 볼 수 있을까요?"

나쁜 뜻으로 묻는 게 아니라는 건 알았어요. 회비를 내는 사람이라면 당연히 궁금할 수 있죠. 그런데 그 영수증이 봉투 어디쯤 있는지 몰라서 답장을 하루 미뤘고, 그 하루 동안 '혹시 나를 의심하는 건가' 하는 쓸데없는 생각까지 했어요. 다음 날 겨우 찾아서 사진을 보냈더니 "아 2차까지 합친 거였구나, 감사해요!"라는 답이 왔어요. 그 한 줄에 마음이 놓이면서 동시에 '이렇게 하면 안 되겠다' 하는 생각이 확실해졌어요.

총무에게 필요한 건 회계 지식보다 물어보면 바로 꺼내 보여줄 수 있는 상태라는 걸 그때 알았음.

그래서 바꾼 습관 네 가지

1. 계산하자마자 그 자리에서 찍기

영수증을 받으면 지갑에 넣기 전에 휴대폰으로 먼저 찍어요. 식당 테이블 위에서 찍으면 조명이 애매할 때가 있어서, 밝은 곳에서 영수증이 화면에 꽉 차게 찍는 정도만 신경 써요. 처음엔 회원들이 "총무님 또 사진 찍으신다"며 웃었는데, 몇 달 지나니 "영수증 여기요, 찍으세요" 하고 먼저 내밀어줬어요. 원본 종이는 그래도 봉투에 넣지만, 이제 봉투는 '혹시 몰라서' 두는 보관함일 뿐이에요.

2. 모임 날 밤에 정리하기

월말에 쉰 장을 한꺼번에 치던 걸 그만두고, 모임이 끝난 날 밤에 그날 찍은 사진만 정리해요. 많아야 대여섯 장이에요. 사진을 올려 날짜, 가게명, 합계를 표로 뽑고, 받은 엑셀을 누적 파일에 붙여 넣는 데 10분이면 끝나요. 기억이 생생할 때 하니까 "이건 2차였지", "이건 회원 한 분이 먼저 계산하고 나중에 받은 거였지" 같은 메모도 바로 달 수 있어요. 엑셀에 행사, 메모 열을 하나씩 더 만들어서 적어두고 있어요.

3. 노란 칸은 사진이랑 꼭 맞춰보기

자동으로 읽어주는 건 편하지만, 그렇다고 그대로 믿지는 않아요. 특히 확인이 필요하다고 노랗게 표시된 칸은 사진을 크게 띄워놓고 한 번씩 봐요. 한번은 김밥집 영수증에서 가게명이 엉뚱하게 읽혔는데, 사진을 보니 가게 이름이 손글씨 도장으로 찍혀 있었어요. '이건 기계가 못 읽을 만하네' 하고 직접 고쳤음. 숫자는 특히 조심해요. 새벽 한 시의 38,000 사건 이후로는 합계 칸만큼은 꼭 눈으로 확인해요.

4. 매달 말에 단체 대화방에 먼저 올리기

누가 묻기 전에 먼저 보여주는 게 제일 편하다는 걸 깨달았어요. 매달 마지막 주에 그달 지출 엑셀과 잔액을 한 번에 올려요. 처음 올렸을 때 전 총무님이 "와, 저 때는 이런 거 없었는데"라고 하셔서 좀 뿌듯했고, 그 뒤로 개인 메시지로 영수증을 묻는 일이 거의 없어졌어요. 궁금한 사람이 표를 보고 알아서 확인하니까요.

1년 지나고 달라진 것

숫자로 보면 이래요. 처음 석 달은 한 달 정리에 두세 시간이 걸렸고, 금액이 안 맞아 다시 뒤지는 일이 매번 있었어요. 습관을 바꾼 뒤로는 모임 하나에 10분, 월말 공유까지 합쳐도 한 달에 한 시간이 안 걸려요. 연말 결산은 열두 달 파일을 이어 붙이고 행사별로 합계를 내니 저녁 한 번에 끝났음.

그런데 시간보다 더 크게 달라진 건 마음이에요. 예전엔 단체 대화방에 '총무님'이 뜨면 가슴이 철렁했어요. '또 뭘 물어보려나.' 지금은 "총무님, 가을 산행 예산 얼마로 잡을까요?" 같은 질문이 오면 작년 같은 행사 합계를 바로 찾아서 답해요. 묻는 사람도, 답하는 저도 편해졌어요.

다음 달이면 총무를 다른 분께 넘겨요. 인수인계 날 무슨 말을 할지 벌써 정해뒀어요.

"엑셀만 조금 할 줄 알면 돼요. 대신 영수증은 받자마자 찍으세요."

전 총무님 말이 반은 맞았던 거예요.

처음 총무를 맡은 분께

  • 영수증은 받자마자 찍고, 종이 원본은 봉투에 따로 두세요. 감열지는 생각보다 빨리 흐려져요(감열지 영수증 보관 요령).
  • 월말에 몰아서 하지 말고 모임 날 밤에 그날 것만 정리하세요.
  • 자동으로 읽은 값은 편하지만, 확인이 필요한 칸과 합계 금액은 꼭 사진과 맞춰 보세요.
  • 묻기 전에 먼저 공유하세요. 의심받을 일이 생기기 전에 사라져요.

회비 지출을 정리하는 구체적인 방법은 동호회 회비 지출을 영수증으로 정리하는 법에, 총무를 넘길 때 챙길 것은 모임 총무 인수인계 체크리스트에 정리해뒀어요.