입사하고 여덟 달쯤 됐을 때 처음으로 출장을 갔어요. 대구에 있는 협력 공장에 2박 3일, 박 과장님과 둘이서. 출발 전날 과장님이 한마디 했어요.
"영수증 잘 챙겨. 경리팀 깐깐해."
'영수증이야 받으면 되지' 하고 넘겼어요. 그게 화근이었음.
지갑, 주머니, 가방 앞주머니
출장 중에는 정신이 없었어요. 낮에는 공장 라인 돌면서 회의, 저녁에는 과장님 따라 식당. 결제는 제 개인 카드로 하고 나중에 돌려받기로 했는데, 영수증은 받는 대로 아무 데나 넣었어요. 지갑 사이, 재킷 주머니, 노트북 가방 앞주머니.
택시는 세 번 탔는데 한 번은 기사님이 "영수증 드려요?" 하는 걸 "괜찮아요" 했어요. 짐 들고 내리느라 손이 없었거든요. '카드로 냈으니 내역 남겠지' 생각했음.
2주 뒤에 올린 정산
돌아와서 밀린 일에 치이다가 2주가 지나서야 정산을 올렸어요. 영수증을 모으려고 지갑, 주머니, 가방을 다 뒤졌는데 열세 장이 나오고 두 장이 안 나왔어요. 그 택시 한 번, 그리고 둘째 날 저녁 식당. 식당 영수증은 재킷 주머니에 있던 게 분명한데, 그 재킷은 이미 세탁소에 다녀온 뒤였어요.
'금액은 카드 내역에 다 있으니까 괜찮겠지.' 열다섯 줄짜리 정산서에 영수증 사진 열세 장을 붙이고, 빠진 두 건은 비고란에 "영수증 분실"이라고 적어서 올렸어요.
다음 날 오후에 메신저가 왔어요.
"출장비 정산 반려했어요. 증빙 없는 두 건은 처리가 안 돼요. 그리고 KTX 금액이 정산서랑 영수증이 다르던데 확인해 주세요."
반려 사유가 두 개였던 거예요. 하나는 예상했는데, 하나는 몰랐음.
숫자 하나 잘못 옮긴 줄
KTX 영수증을 다시 보니 49,800원인데, 정산서에는 48,900원으로 적혀 있었어요. 영수증을 보면서 손으로 옮겨 적다가 숫자 두 개 순서를 바꾼 거예요. 900원 차이라 저는 몰랐는데, 경리팀은 영수증과 한 줄씩 대조하니까 바로 보였겠죠.
'열세 장을 옮겨 적으면서 이런 게 하나뿐이었을까?' 그때부터 조금 무서워졌어요. 결국 정산서를 처음부터 다시 만들었어요. 이번엔 영수증 사진을 한꺼번에 올려서 날짜, 가게명, 합계를 표로 뽑고, 노란 칸으로 표시된 두 개를 사진과 대조해서 고쳤어요. 손으로 옮긴 게 아니라서 다른 줄은 영수증과 숫자가 그대로였어요.
빠진 두 장 다시 구하기
경리팀 담당자분께 어떻게 하면 되는지 여쭤봤어요.
"카드로 결제하셨으면 카드사에서 매출전표 다시 받으실 수 있어요. 그걸로 대신 받아요."
카드사 앱에 들어가 보니 이용 내역에서 매출전표를 볼 수 있었어요. 식당 건은 가맹점명, 날짜, 금액이 다 나와서 그대로 캡처해서 냈어요. 택시는 조금 애매했어요. 매출전표에 가맹점이 택시 회사가 아니라 결제 대행사 이름으로 찍혀 있었거든요. 담당자분이 "출장 일정이랑 날짜 맞으면 사유 적어서 올려 주세요"라고 해서, 비고에 '대구 공장 → 동대구역 이동'이라고 적었어요.
회사마다 규정이 달라서 매출전표로 대신 받지 않는 곳도 있다고 들었어요. 저는 운이 좋았던 거임.
다시 올린 정산은 이틀 뒤에 승인됐고, 그 주 금요일에 287,400원이 들어왔어요. 출장 다녀온 지 꼭 한 달 만이었어요.
과장님이 웃으면서 한 말
나중에 이 얘기를 했더니 박 과장님이 웃었어요.
"나도 첫 출장 때 똑같이 반려당했어. 그래서 나는 숙소 들어가면 그날 거 바로 찍어."
'왜 출발 전에 그 얘기는 안 해 주셨어요' 하고 싶었는데 참았음. 사실 "영수증 잘 챙겨"가 그 얘기였던 거죠.
두 번째 출장부터 하는 것
석 달 뒤에 두 번째 출장이 잡혔어요. 이번엔 이렇게 했어요.
- 영수증은 한 곳에만 넣어요. 지갑 맨 뒤 칸 하나를 출장 영수증 자리로 정했어요. 주머니에는 절대 안 넣음.
- "영수증 드려요?"에는 무조건 "네". 택시든 편의점이든 받고 나서 버려도 되니까요.
- 숙소에 들어가면 그날 영수증을 바로 찍어요. 책상에 펼쳐 놓고 한 장씩 찍는 데 5분이면 돼요. 감열지라 며칠 지나면 흐려지는 것도 있어서, 찍어 두면 마음이 편해요.
- 정산서에는 숫자를 손으로 옮기지 않아요. 사진에서 뽑은 표를 그대로 쓰고, 노란 칸과 합계만 영수증과 맞춰 봐요.
- 돌아온 주 안에 올려요. 기억이 남아 있을 때 비고란 사유를 쓰는 게 훨씬 쉬워요.
두 번째 출장 정산은 돌아온 다음 날 올렸고 한 번에 승인됐어요. 경리팀 담당자분이 "이번엔 깔끔하네요" 한 줄 보내 주셨는데, 그게 출장 성과보다 더 기억에 남았음.
개인 카드로 먼저 낸 경비를 돌려받을 때까지 관리하는 법은 개인 카드로 먼저 낸 회사 경비, 돌려받을 때까지 관리하는 법에, 정산서 양식 만드는 법은 경비 정산서 엑셀 양식 만드는 법에 정리해 뒀어요. 흐려진 감열지 영수증 대처는 이미 흐려진 영수증, 읽어내거나 다시 받는 방법을 참고하세요.