영수증을 엑셀로 옮긴 다음에는 대개 분류 열을 하나 더 붙여요. 식비, 교통비, 생활용품처럼 나눠야 월말에 어디에 많이 썼는지 보이니까요. 그런데 분류를 손으로 적다 보면 식비, 식대, 식비 (뒤에 공백), 외식이 뒤섞여 피벗 테이블이나 SUMIF가 네 줄로 따로 나와요. 드롭다운 목록으로 고를 수 있게 해두면 이런 일이 사라져요.

1. 분류 목록부터 정하기

드롭다운에 넣을 분류는 10개 안쪽이 좋아요. 너무 잘게 나누면 고를 때마다 고민하게 되고, 월말에 보는 표도 복잡해져요. 가계부라면 예를 들어 이렇게 시작해보세요.

  • 식비 (장보기)
  • 외식, 카페
  • 교통, 차량
  • 생활용품
  • 의료, 건강
  • 교육, 아이
  • 경조사, 선물
  • 문화, 여가
  • 기타

동호회 회계라면 대관료, 장비, 간식, 행사, 회식, 기타처럼 모임의 지출 흐름에 맞춰 정하면 돼요. 사업 경비는 프리랜서 경비 항목 글의 분류를 참고하세요. 기타는 꼭 하나 두세요. 애매한 지출을 억지로 다른 분류에 넣지 않아도 돼요.

2. 목록을 따로 적어두기

영수증 파일에 시트를 하나 추가해 이름을 분류로 바꾸고, A1 칸에 분류, 그 아래로 목록을 한 줄에 하나씩 적어요. 목록 칸을 선택하고 Ctrl+T를 눌러 표로 만들어두면, 나중에 분류를 추가할 때 표가 저절로 늘어나요.

그다음 수식 탭 → 이름 정의에서 이름을 분류목록으로 하고, 참조 대상에 표의 분류 열을 지정해요. 표 이름이 표1이라면 =표1[분류]예요. 이렇게 이름을 붙여두면 드롭다운이 항상 표 전체를 따라가요.

3. 드롭다운 만들기

  1. 영수증 시트에서 합계금액 오른쪽 빈 열(E열)의 머리글에 분류라고 적어요.
  2. 분류를 넣을 칸들(E2부터 마지막 영수증 행까지)을 선택해요.
  3. 데이터 탭 → 데이터 유효성 검사를 눌러요.
  4. 설정에서 제한 대상을 목록으로, 원본에 =분류목록을 적어요.
  5. 오류 메시지 탭에서 스타일을 중지로 두면 목록에 없는 값은 입력되지 않아요. 가끔 새 분류를 적고 싶다면 경고로 두세요.

이제 칸을 누르면 오른쪽에 화살표가 생기고, 목록에서 골라 넣을 수 있어요. 키보드로는 **Alt+↓**로 목록을 열고 방향키와 Enter로 고르면 돼요.

4. 영수증을 새로 붙여 넣을 때 주의

다음 달 영수증을 영수증 정리 도구로 받아 같은 파일에 이어 붙일 때, 그냥 붙여 넣기를 하면 붙여 넣은 칸의 드롭다운 설정이 지워질 수 있어요. 원본 칸의 설정까지 함께 복사되기 때문이에요.

  • 다른 파일에서 복사해 올 때는 선택하여 붙여넣기 → 값으로 붙이세요. 드롭다운 설정이 그대로 남아요.
  • 분류 열을 미리 넉넉히(예: 500행까지) 선택해 드롭다운을 걸어두면 새 행마다 다시 만들 필요가 없어요.
  • 이미 적어둔 값 중 목록에 없는 게 있는지 궁금하면 데이터 유효성 검사 옆 화살표 → 잘못된 데이터 표시를 누르세요. 목록에 없는 값에 빨간 동그라미가 쳐져요.

5. 분류별 합계 내기

분류가 깔끔하게 들어가면 합계는 금방이에요. 분류 시트의 B열에 분류별 합계를 두고, B2 칸에 이렇게 적어 아래로 채우세요.

=SUMIF(영수증!E:E, A2, 영수증!D:D)

영수증 시트 이름이 다르다면 영수증 부분만 바꾸면 돼요. 월별로도 나눠 보고 싶다면 피벗 테이블로 분류별, 월별 보기가 더 편해요. 분류 이름이 하나로 통일돼 있어야 피벗 테이블도 제대로 묶여요.

6. 구글 스프레드시트에서는

  1. 분류를 넣을 칸들을 선택하고 삽입 → 드롭다운을 눌러요.
  2. 오른쪽 규칙 창에서 기준을 드롭다운(범위에서) 으로 바꾸고 분류 시트의 목록 범위(예: 분류!A2:A20)를 지정해요. 목록이 짧다면 드롭다운을 그대로 두고 항목을 하나씩 적어도 돼요.
  3. 고급 옵션에서 잘못된 데이터일 때 입력 거부를 고르면 목록 밖 값이 들어가지 않아요.

항목마다 색을 정할 수 있어서 분류가 칩 모양으로 보기 좋게 표시돼요. 스프레드시트로 영수증을 관리하는 흐름은 구글 스프레드시트로 영수증 지출 관리하기에 정리해뒀어요.

정리

분류는 10개 안쪽으로 정하고, 별도 시트에 목록을 적은 뒤 드롭다운으로 고르게 하세요. 새 영수증은 값만 붙여 넣기로 이어 붙이면 설정이 지워지지 않아요. 이름이 하나로 통일되면 SUMIF와 피벗 테이블이 한 번에 맞는 합계를 보여줘요.