동호회 회비 영수증을 엑셀로

총무의 월말을 가볍게

동호회나 모임 총무는 행사가 끝날 때마다 여러 사람이 결제한 영수증을 모아야 해요. 단체방에 올라온 영수증 사진을 하나씩 열어 날짜와 금액을 옮겨 적다 보면 같은 영수증을 두 번 적거나 한 장을 빠뜨리기 쉬워요.

이 페이지 위의 도구에 그 사진들을 한꺼번에 올리면 날짜, 가게명, 합계금액이 표로 채워져요. 내려받는 파일 이름은 회비지출내역_날짜_시각.xlsx, 시트 이름은 회비지출이라 월별 파일을 한 폴더에 쌓아두기 좋아요.

엑셀에 더하면 좋은 열

도구에서 받은 네 열(번호, 날짜, 가게명, 합계금액) 오른쪽에 모임 회계에 필요한 열을 붙이면 그대로 보고 자료가 돼요.

행사별 합계는 행사 열이 E열일 때 =SUMIF(E:E, "9월 정기모임", D:D)처럼 구할 수 있어요. 회원이 개인 카드로 먼저 결제한 영수증이 많다면 "결제한 사람"과 "돌려준 날" 열이 가장 중요해요. 돌려준 날이 빈 행만 필터로 보면 아직 정산하지 않은 돈이 바로 보여요.

영수증을 모을 때 정해두면 좋은 규칙

• 결제한 사람이 그 자리에서 영수증 전체가 보이게 사진을 찍어 단체방이나 공유 앨범에 올려요.
• 사진을 올릴 때 행사 이름을 한 줄 같이 적어요. 엑셀의 행사 열을 채울 때 헷갈리지 않아요.
• 영수증 없이 현금으로 낸 돈(주차비, 간식비 등)은 표의 "행 추가"로 직접 적어요.
• 한 행사의 영수증은 행사 다음 주 안에 정리해요. 한 달이 지나면 누가 냈는지 기억이 흐려져요.

회원 보고 전에 확인할 것

엑셀의 합계와 모임 통장의 출금 합계가 맞는지 먼저 봐요. 차이가 나면 대부분 영수증이 한 장 빠졌거나 한 영수증이 두 번 올라온 경우예요. 표에서 날짜와 금액이 똑같은 행이 있다면 중복인지 확인하고, 노란 칸이 남아 있으면 그 칸부터 사진과 대조하세요.

영수증 사진에는 카드번호 일부나 결제한 사람의 이름이 찍혀 있을 수 있어요. 회원에게는 엑셀 표만 공유하고, 사진까지 공유할지는 모임에서 따로 정해두는 편이 안전해요.

자주 묻는 질문

여러 사람이 찍은 영수증을 한 번에 올려도 되나요?

네. 사진을 찍은 휴대폰이 달라도 한 번에 30장까지 함께 올릴 수 있어요. 누가 결제했는지는 영수증에 나오지 않는 경우가 많으니 엑셀의 결제한 사람 열에 따로 적어주세요.

회비 입금 내역도 같이 정리할 수 있나요?

이 도구는 영수증의 지출만 정리해요. 회비 입금은 은행 앱에서 거래내역을 내려받아 같은 엑셀 파일에 수입 시트로 붙이면 잔액까지 한 파일에서 계산할 수 있어요.

회원들이 보낸 사진이 서버에 남나요?

영수증모아는 사진을 서버로 보내지 않고 총무의 브라우저 안에서만 읽어요. 다만 단체방이나 공유 앨범에 올린 사진은 그 서비스에 남으니, 정리가 끝난 사진을 지울지는 모임에서 정해주세요.